Como Solicitar, Acessar e Preencher um link VeriKYC?

O correto preenchimento do VeriKYC é essencial para garantir a conformidade legal e a segurança das operações imobiliárias. Ao seguir atentamente cada uma das etapas indicadas, assegura-se um processo de verificação de identidade rigoroso, eficiente e em conformidade com as normas de prevenção do branqueamento de capitais, garantindo a fiabilidade das informações fornecidas e a proteção de todas as partes envolvidas.

1. Solicitar link VeriKYC

Para gerar um link VeriKYC, poderá:

1. Selecionar a opção Solicitar VeriKYC no menu lateral esquerdo ou;
2. Aceder à Página Processos VeriKYC e clicar no botão “Solicitar novo link VeriKYC” ou;
3. Na homepage, selecionar o botão Solicitar um link VeriKYC.

1.1 Escolher o tipo de link

Antes de iniciar o preenchimento, deve escolher entre:

• Link da Organização: pode ser reutilizado várias vezes pela mesma organização.
• Link Único: de uso único, podendo estar ou não ligado a um processo imobiliário já existente.

Nota: Dependendo do tipo de formulário configurado para a organização, os dados e opções solicitados no momento da criação podem variar. Por exemplo, nos formulários Trust, além de KYC e KYS existe também a opção Outros, para casos em que o propósito do trust não se enquadra nas restantes categorias. O Responsável de Conformidade (Compliance Officer) preenche, no modal de criação, informações relativas ao cliente que variam consoante o tipo de formulário — como o propósito do KYC ou o valor do investimento. Para mais detalhes, consulte Quais são os tipos de formulário no sistema VeriKYC.

1.2 Configurar o Link da Organização

• Escolha entre Ficha de Cliente (KYC) ou Ficha de Fornecedor (KYS) — e outras opções disponíveis consoante o tipo de formulário da organização (por exemplo, Outros nos formulários Trust).
• Preencha as informações relativas ao cliente solicitadas no modal, consoante o tipo de formulário — por exemplo, propósito do KYC ou valor do investimento.
• Copie o link para partilha manual, ou preencha um email para envio do link.
• É possível também escolher o idioma que o link será enviado ou alterá-lo ao preencher.

Nota: No link da organização (reutilizável), o tipo de formulário (KYC ou KYS), o perfil (pessoa singular ou corporativa) e o idioma continuam a ser escolhidos dentro do próprio formulário por quem o preenche.

1.3 Configurar o Link Único

No modal de solicitação do link único, deve definir todas as opções do formulário antes de gerar o link (as opções disponíveis dependem do tipo de formulário configurado para a organização):

• Ficha de Cliente (KYC), Ficha de Fornecedor (KYS) ou, quando aplicável, Outros (por exemplo, nos formulários Trust, quando o propósito do trust não se enquadra nas restantes categorias);
• Pessoa singular ou pessoa corporativa;
• Idioma do formulário (por exemplo, português ou inglês);
• Associação a um processo imobiliário existente (opcional);
• Gerar link sem enviar e-mail ou indicar um email para envio do link;
• Nome da pessoa que irá preencher;
• Email para receber os resultados;
• Assinatura digital (opcional). Para obter apoio adicional, consulte o nosso guia de assinatura eletrônica;
• Incluir passo de verificação World-Check (custo adicional) (opcional). Para mais detalhes, consulte o guia de integração World-Check;
• Informações relativas ao cliente (consoante o tipo de formulário), preenchidas pelo Compliance Officer no modal — por exemplo, propósito do KYC ou valor do investimento.

Nota: Ao contrário do link da organização, no link único estas definições são escolhidas no modal de solicitação e não dentro do formulário. Quem recebe o link inicia o preenchimento já com o tipo, perfil e idioma definidos.

Nota: O link da organização é reutilizável e destinado a múltiplos preenchimentos. O link único é de uso único.

2. Aceder ao link VeriKYC

• Após o link ser gerado e/ou enviado ao cliente, este ficará visível na página Processos VeriKYC, que também pode ser acedida através do menu lateral.

• Nesta página, é possível visualizar todos os processos VeriKYC criados, bem como as respetivas informações associadas, incluindo:

  • ID da propriedade relacionada (quando aplicável);
  • Processo imobiliário associado (caso tenha sido selecionado no momento da criação);
  • E-mail de envio, para onde o link foi remetido;
  • Nome do criador, indicando quem gerou o link;
  • Data de criação;
  • Estado, que pode ser “Solicitado” ou “Concluído”.

2.1 Monitorização Contínua e Risco

• É possível ativar monitorização contínua para cada processo VeriKYC: 1 ano, 2 anos ou 3 anos.
• O Responsável de Conformidade receberá um email quando a monitorização estiver próxima do vencimento para reenviar o link.
• Pode também definir o nível de risco: nenhum, baixo, médio ou alto.

2.2. Realizar ações

• Dependendo do estado do processo VeriKYC, estão disponíveis diferentes ações:

  • Se estiver “Solicitado”, é possível copiar novamente o link (URL) para partilha manual.

  • Se estiver “Concluído”, pode-se acessar os resultados através do caminho do diretório fornecido na página do processo VeriKYC.

• Caso tenha sido escolhido incluir assinatura digital, a assinatura ficará disponível na página de Assinaturas, com os respectivos signatários e estado de assinatura.

Nota: Os processos VeriKYC permitem acompanhar o progresso das verificações e manter um registo completo das informações recolhidas, garantindo a conformidade com as normas de prevenção do branqueamento de capitais e identificação de clientes. É também possível solicitar correções a um formulário já submetido. O utilizador recebe notificações no website quando é necessária uma ação num processo VeriKYC, quando um formulário de correção ou documentos adicionais são enviados, ou quando há atualizações de monitorização contínua (ongoing monitoring) — consulte o guia de notificações e perfil.

2.3 Página de Detalhes do VeriKYC

Ao aceder a um processo VeriKYC concluído, a página de Detalhes do VeriKYC concentra as informações do caso, os relatórios gerados e as ações disponíveis para o Compliance Officer.

Quando todas as etapas de conformidade estiverem concluídas — incluindo, quando aplicável, a resolução dos matches World-Check, a Matriz de Risco e a Verificação Final — o Compliance Officer pode fechar o caso através do botão “Fechar caso”.

Nota: Para mais detalhes sobre os relatórios disponíveis nesta página, consulte Quais os Relatórios Gerados pelo VeriKYC?. Sobre a Matriz de Risco e a Verificação Final, consulte Como gerar uma Matriz de Risco para um VeriKYC?.

3. Como Preencher o Formulário AML

O preenchimento do formulário VeriKYC foi desenhado para ser simples e altamente intuitivo, garantindo que o utilizador consiga completar o processo sem dificuldades e em total conformidade com as exigências legais.

3.1 Interface Inteligente e Apoio ao Utilizador

• Tooltips de Orientação: Diversos campos do formulário contam com tooltips explicativas. Ao passar o cursor nos ícones de ajuda, o utilizador recebe instruções claras sobre o que deve preencher ou qual o documento correto a anexar, minimizando erros.
• VeriAssistant: Em qualquer página do formulário, o utilizador pode consultar o VeriAssistant para esclarecer dúvidas sobre os campos a preencher, saber quais documentos são aceites, pedir exemplos ou compreender o significado de um campo. Para mais detalhes, consulte o guia do VeriAssistant.
• Dinamismo dos Campos: Os campos e as secções visíveis variam dinamicamente de acordo com o tipo de formulário definido (por exemplo, pessoa singular ou pessoa corporativa, Ficha KYC ou KYS). No link único, estas opções são definidas no modal de solicitação; no link da organização, são escolhidas por quem preenche o formulário. Para compreender detalhadamente estas variações, consulte a página Quais são os tipos de formulário no sistema VeriKYC.

3.2 Extração Automática de Dados via Upload de Documentos

Para tornar o processo mais célere, o formulário dispõe de tecnologia avançada de leitura e extração de dados. O utilizador pode escolher entre:

1. Upload de todos os documentos de uma só vez: Carregue todos os documentos necessários em lote. Os ficheiros são automaticamente categorizados e as informações extraídas preenchem os campos corretos do formulário.
2. Upload secção a secção (manual): Em alternativa, pode seguir secção a secção, carregando o documento de identificação ou comprovativo em cada área específica. O sistema extrai e preenche automaticamente os dados nos campos respetivos.

Dica de Preenchimento: Para garantir a máxima eficácia na extração automática de dados, certifique-se de que os documentos carregados estão bem legíveis, sem cortes e com boa iluminação. Caso o sistema encontre dificuldades na leitura de algum dado, o formulário manterá os valores por defeito nos campos afetados para que os possa validar ou preencher manualmente.

4. Solicitar Correções num Formulário VeriKYC

É possível solicitar correções a um formulário VeriKYC já submetido — por exemplo, para pedir documentos em falta, atualizar documentos ou corrigir informação desatualizada ou incorreta.

4.1 Como solicitar uma correção

1. Aceda à página de Detalhes do VeriKYC do processo em questão.
2. Clique no botão Correção.
3. Escolha o tipo de correção:
   • Correção de documento(s) — para solicitar documentos adicionais, em falta ou atualizados, sem preencher um novo formulário;
   • Correção de formulário — para enviar um novo formulário pré-preenchido com as informações anteriores.

4.2 Correção de documento(s)

Se escolher a correção de documentos:

• Indique quais documentos são necessários ou devem ser atualizados;
• O cliente recebe um pedido apenas para enviar ou atualizar esses documentos, mantendo as restantes informações já submetidas.

4.3 Correção de formulário

Se escolher a correção de formulário:

1. Indique o motivo da correção;
2. Escolha gerar o link sem enviar email ou indique um email para envio;
3. Defina se deseja incluir assinatura digital e verificação World-Check no novo formulário;
4. Copie o link do formulário ou envie-o diretamente ao email escolhido.

O formulário de correção já vem preenchido com todas as informações do formulário anterior. Basta alterar apenas a informação desatualizada ou incorreta e submeter novamente.

Se optar por não incluir uma nova verificação World-Check, alguns campos não poderão ser alterados, nomeadamente nome, data de nascimento e nacionalidade.

4.4 Efeitos no processo anterior

Ao pedir uma correção:

• Se o formulário anterior incluía o passo de assinatura, essa assinatura será cancelada automaticamente;
• Se o processo VeriKYC anterior tinha monitorização contínua (ongoing monitoring), esta será também cancelada automaticamente;
• Se for solicitada uma nova correção enquanto já existe outra em curso, a correção anterior será cancelada automaticamente.

Nota: Para mais detalhes sobre a verificação World-Check, consulte o guia de integração World-Check. Sobre assinaturas, consulte o guia de assinatura eletrónica.