O correto preenchimento do Formulário CleverKYC é essencial para garantir a conformidade legal e a segurança das operações imobiliárias. Ao seguir atentamente cada uma das etapas indicadas, assegura-se um processo de verificação de identidade rigoroso, eficiente e em conformidade com as normas de prevenção do branqueamento de capitais, garantindo a fiabilidade das informações fornecidas e a proteção de todas as partes envolvidas.
1. Solicitar Link CleverKYC
- Para gerar um link do Formulário CleverKYC, poderá selecionar a opção “Solicitar CleverKYC” no menu lateral esquerdo ou, em alternativa, aceder à Página Formulários CleverKYC e clicar no botão “Solicitar novo formulário CleverKYC”.
1.1 Escolher o tipo de link
Antes de iniciar o preenchimento, deve escolher entre:
- Link da Organização: pode ser reutilizado várias vezes pela mesma organização.
- Link Único: de uso único, podendo estar ou não ligado a uma análise já existente.
1.2 Configurar o Link da Organização
- Escolha entre Ficha de Cliente (KYC) ou Ficha de Fornecedor (KYS).
- Copie o link para partilha manual, ou preencha um email para envio do formulário.
- É possível também escolher o idioma que o formulário será enviado ou alterá-lo ao preencher.
1.3 Configurar o Link Único
- Escolha entre Ficha de Cliente (KYC) ou Ficha de Fornecedor (KYS).
- Pode associar o formulário a uma análise existente (opcional).
- Escolha se deseja gerar link sem enviar e-mail ou preencha um email para envio do formulário.
- Preencha o nome da pessoa que irá preencher o formulário.
- Indique o email para receber os resultados.
- Escolha o idioma que o formulário será enviado.
- Ative a opção de assinatura digital se desejar incluir um passo adicional de assinatura digital no processo. Para obter apoio adicional, consulte o nosso guia de assinatura eletrônica.
- Ative a opção Incluir passo de verificação World-Check (custo adicional) para que o sistema realize automaticamente um varrimento de risco (PEPs e Sanções) assim que o formulário for submetido. Para mais detalhes, consulte o guia de integração World-Check
Nota: Em ambos os tipos de link, os formulários têm a mesma estrutura, mas o link da organização é reutilizável, enquanto o link único é destinado a um único preenchimento. Dentro do formulário é possível escolher entre pessoa singular ou pessoa corporativa
2. Aceder ao Formulário CleverKYC
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Após o link ser gerado e/ou enviado ao cliente, este ficará visível na página “Formulários CleverKYC”, que também pode ser acedida através do menu lateral.
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Nesta página, é possível visualizar todos os formulários criados, bem como as respetivas informações associadas, incluindo:
- ID da propriedade relacionada (quando aplicável);
- Análise associada ao formulário (caso tenha sido selecionada aquando da criação);
- E-mail de envio, para onde o formulário foi remetido;
- Nome do criador, indicando quem gerou o formulário;
- Data de criação;
- Estado, que pode ser “Solicitado” ou “Concluído”.
2.1 Monitorização Contínua e Risco
- É possível ativar monitorização contínua para cada formulário: 1 ano, 2 anos ou 3 anos.
- O Responsável de Conformidade receberá um email quando a monitorização estiver próxima do vencimento para reenviar o formulário.
- Pode também definir o nível de risco do formulário: nenhum, baixo, médio ou alto.
2.2. Realizar ações
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Dependendo do estado do formulário, estão disponíveis diferentes ações:
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Se o formulário estiver “Solicitado”, é possível copiar novamente o link (URL) para partilha manual.
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Se o formulário estiver “Concluído”, pode-se acessar os resultados através do caminho do diretório fornecido na página do formulário.
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Caso tenha sido escolhido um formulário com assinatura digital, a assinatura ficará disponível na página de Assinaturas, com os respectivos signatários e estado de assinatura.
Nota: Os formulários CleverKYC permitem acompanhar o progresso das verificações e manter um registo completo das informações recolhidas, garantindo a conformidade com as normas de prevenção do branqueamento de capitais e identificação de clientes.